Aanbesteding Controlerend Accountant

Informatie over Stichting Stadstheater Zoetermeer t.b.v. aanbesteding accountant

Het Stadstheater is hét theater van Zoetermeer en bestaat meer dan 30 jaar, met 40 betaalde medewerkers (20 fte) en 60 vrijwilligers. Het Stadstheater kent sinds 2022 een Raad van Toezicht en wordt aangestuurd door een directeur-bestuurder.

Het Stadstheater is 100% eigenaar van Stage Horeca B.V. In deze horeca B.V. zijn de horeca activiteiten van het theater ondergebracht. De horeca B.V. heeft 3 vaste krachten (2,5 fte) en diverse oproepkrachten.

Na vijf jaar met de huidige accountant te hebben gewerkt, doet het Stadstheater een aanbesteding voor een controlerend accountant. Wederom met een intentie voor een vijfjarige samenwerking. Daarnaast is dit ook wenselijk door ontwikkelingen binnen de organisatie zoals de toezichtstructuur en de beleidskaders uitgezet door de directeur-bestuurder.
In verband met de subsidievoorwaarden van de gemeente Zoetermeer is een controleverklaring voor de jaarrekening van het Stadstheater vereist. Voor de horeca B.V. is geen controleverklaring vereist.

De jaarrekening voor zowel het Stadstheater en de horeca B.V. worden intern opgesteld.
Het theater valt onder de CAO Nederlandse Podia en de horeca BV onder de cao KHN. Het Stadstheater kent een ANBI status. De totale omzet bedraagt circa € 4.000.000,- (inclusief
subsidie) per jaar.

Minimaal 200 professionele voorstellingen per jaar; 100 verhuringen aan commerciële partijen en amateurverenigingen; meer dan 100.000 bezoekers per jaar. Het Stadstheater heeft ook een verscheidenheid aan educatieve en participatieprojecten. Tevens is er een samenwerkingsverband met de andere grotere culturele instellingen in de stad.
Het Stadstheater werkt met een hoeveelheid van automatisering pakketten. Een korte opsomming, te weten: Twinfield, Basecone, Tixly voor de kaartverkoop, Yesplan voor de planning van activiteiten en verhuur, Uurwerk voor de urenregistratie etc. De verwerking van de salarissen zijn extern bij Flynth ondergebracht.

Zoals iedere culturele instelling heeft ook het Stadstheater een uitdaging in de continuïteit nu de kosten (lonen, energie, inflatie) harder stijgen dan de opbrengsten. Dit vraagt dat de organisatie zich maximaal flexibel opstelt waarbij efficiency, kostenbesparingen en omzetkansen de speerpunten in de exploitatie voor de komende jaren zullen zijn. Break-even draaien is een vereiste vanaf 2025.

Het Stadstheater huurt het theater van de gemeente Zoetermeer. Het kantoor is van een derde gehuurd. Verduurzaming, toegankelijkheid en onderhoud zijn continu aspecten van aandacht en overleg met de gemeente. Voor 2024 zijn diverse grote onderhoudsprojecten door de gemeente aan het pand ingepland, zoals warmte/koelinstallatie.
In 2024 zal er gewerkt worden aan een verbetering/actualisering van de administratieve organisatie en interne beheersing.

Selectieonderwerpen voor de aanbesteding van de accountant

Van de accountant wordt o.a. het volgende verwacht:
• Ervaring in de culturele sector, bij voorkeur theaters;
• Ervaring met gesubsidieerde instellingen;
• Werkzaam/gevestigd in de regio is een pré;
• Voorkeur voor een middelgroot Accountantskantoor;
• Praktische aanpak en korte lijnen met directeur-bestuurder en/of controller.

De jaarrekening wordt door onszelf samengesteld. Van de accountant wordt de controleverklaring en interim controle verwacht. Wij stellen vooralsnog de WNT verklaring zelf op.

Termijnen jaarcontrole
• De jaarrekening dient uiterlijk begin april van ieder jaar met de Raad van Toezicht te worden besproken. Aanvang werkzaamheden controle jaarrekening uiterlijk begin maart;
• Afronding werkzaamheden uiterlijk in de 2e week van april. De jaarrekening met controleverklaring dient 30 april van ieder jaar bij de gemeente Zoetermeer ingediend te worden;
• Kortom korte doorlooptijd van de controle van de jaarrekening;
• De interim controle dient uiterlijk in november van ieder jaar plaats te vinden;
• Schriftelijke rapportage aan de Raad van Toezicht inzake de interim controle en de controle van de jaarrekening.

Reageren
Wij zijn benieuwd naar een korte beschrijving van uw controle aanpak. Hoe bent u voornemens het controleteam samen te stellen? Wat zijn uw tarieven inclusief de uitgangspunten daarbij en een indicatie van de kosten? Vast budget met een samenvatting van de uren? Wie zijn de mensen achter het accountantskantoor?

Informatie inwinnen
Reacties kunnen naar: cdroste@stadstheater.nl. Bij interesse zullen wij u de benodigde documenten doen toekomen.

Termijnen procedure
Het is de intentie om vóór 7 juli a.s. de kennismakingsgesprekken te plannen en vóór 21 juli a.s. een keuze te maken. Bij gebleken geschiktheid na het eerste jaar minimaal tot 2028 (4 jaar) samen te werken.